代理機構在接觸潛在客戶時，會評估以下情況，并據此判斷(并建議)申請人是否需要其服務。
1、評估技術方案的復雜度和成熟度
技術復雜/新興領域：
當發明涉及復雜技術或新興交叉領域時，代理機構會強調其專業代理人(通常是該領域碩士/博士且有經驗)的必要性，以準確理解和保護發明。
技術方案不清晰/不完整：
如果申請人提供的技術交底書過于簡單或邏輯混亂，代理機構會指出需要深入溝通和挖掘，否則無法撰寫合格申請文件。
2、評估申請人的經驗和資源
首次申請/無經驗：
面對完全沒有專利申請經驗的個人或小企業，代理機構會明確告知自行申請的風險(如駁回率高、保護范圍不佳、易失權)，強調專業指導的價值。
內部法務/IP團隊能力不足：
即使是有內部團隊的企業，如果團隊規模小、經驗不足或領域不匹配，代理機構會作為有力補充，處理復雜案件或溢出案件。
3、評估申請的目的和價值
高商業價值/戰略布局：
如果該專利是企業的核心資產或用于戰略布局/融資，代理機構會強調高質量撰寫和布局對于價值實現和未來運用的關鍵作用。
防御性公開/簡單保護：
如果申請人目的僅僅是獲得一個證書用于項目結題、評職稱等，且技術簡單、價值不高，代理機構可能不會強烈建議(甚至可能婉拒)，但會告知自行申請的風險和局限性。
4、評估申請的地域范圍
多國/國際申請：
一旦涉及海外申請，代理機構會明確指出其必要性(語言、法律、程序差異、強制委托要求)，并展示其國際網絡或處理能力。
5、面臨審查意見或法律程序
收到審查意見：
當申請人自行申請后收到難以處理的審查意見時，尋求代理機構幫助是常見且必要的選擇。代理機構會接手答辯工作。
無效宣告/訴訟：
一旦專利涉及無效宣告請求或侵權訴訟，無論是進攻方還是防守方，幾乎必然需要經驗豐富的專利代理師和律師團隊提供專業服務。
6、申請符合強制代理要求
外國申請人：
專利法規定在中國無經常居所或營業所的外國人、企業或組織申請專利時，必須委托依法設立的專利代理機構辦理。符合該規定的外國申請人代理機構會明確告知強制代理規定。
7、申請人尋求專業意見和風險評估
可專利性評估/FTO分析：
當申請人希望在申請前了解授權前景或侵權風險時，代理機構提供的專業檢索和分析服務本身就是其核心價值所在。
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